Định nghĩa, đặc điểm và quy trình ký kết hợp đồng bảo hiểm điện tử

Có nhiều lý do giải thích tại sao ngành bảo hiểm là một lĩnh vực nặng về tài liệu. Một số bao gồm các chính sách dài dòng, cũng như các quy tắc và quy định nghiêm ngặt liên quan đến tài liệu bảo hiểm. Các nhà môi giới bảo hiểm muốn làm mọi thứ dễ dàng hơn cho khách hàng của họ bắt đầu sử dụng Chữ ký điện tử như một điều hoàn toàn cần thiết. Họ nhận ra rằng quá trình ký kết có thể nhanh hơn đáng kể nếu họ không gặp rắc rối trong việc quét và fax các hợp đồng để có chữ ký. Để lưu trữ tất cả thông tin nhạy cảm một cách an toàn và tuân theo các quy định pháp luật, họ đã triển khai các phương pháp bảo mật tuân thủ các nguyên tắc. Do đó, đã giảm đáng kể số lượng giấy tờ và bưu phí được sử dụng trong môi giới của họ, đạt được thời gian quay vòng nhanh hơn đối với tất cả các hợp đồng.

1. Đặc điểm của việc ký kết và thực hiện hợp đồng bảo hiểm nhân thọ

Hợp đồng bảo hiểm điện tử là gì? Hợp đồng bảo hiểm là sự thỏa thuận giữa bên mua bảo hiểm và doanh nghiệp bảo hiểm. Bên mua bảo hiểm phải đóng phí bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm phải trả tiền bảo hiểm cho người thụ hưởng hoặc bồi thường cho người được bảo hiểm khi xảy ra rủi ro thuộc phạm vi bảo hiểm. Theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có quy định về khái niệm hợp đồng điện tử: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Vậy, từ hai khái niệm trên có thể hiểu, hợp đồng bảo hiểm điện tử là hợp đồng thỏa thuận giữa bên mua bảo hiểm và doanh nghiệp bảo hiểm và được thể hiện ở dạng thông điệp dữ liệu.

Để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất và đảm bảo tốt nhất việc cung cấp thông tin giữa doanh nghiệp bảo hiểm và khách hàng, doanh nghiệp bảo hiểm sẽ không trực tiếp thực hiện mà chủ yếu uỷ quyền cho mạng lưới các đại lý bảo hiểm được chuyên môn hoá để thực hiện các công việc giới thiệu, chào bán bảo hiểm, tư vấn, thu xếp việc ký kết hợp đồng bảo hiểm. Ngoài ra, đại lý bảo hiểm cũng thay mặt doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện thu phí bảo hiểm, thu xếp giải quyết yêu cầu trả tiền bảo hiểm và các công việc liên quan khác[6]. Từ góc độ của khách hàng, đại lý bảo hiểm chính là “cầu nối” giúp truyền đạt thông tin và ý chí thực hiện hợp đồng của khách hàng đến doanh nghiệp bảo hiểm (thanh toán phí, yêu cầu sửa đổi hợp đồng, v.v.).

** Tính chất hợp đồng bảo hiểm Hợp đồng bảo hiểm có một số tính chất chung trong khuôn khổ những quy định của luật pháp về hợp đồng dân sự, ngoài ra, nó còn có một số tính chất riêng biệt gắn liền với đặc trưng kinh tế - kỹ thuật ngành bảo hiểm. Cụ thể: - Tính tương thuận: Hợp đồng bảo hiểm được thiết lập dựa trên sự chấp thuận của cả đôi bên trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, tự do giao kết trong khuôn khổ pháp luật và đạo đức xã hội. - Hợp đồng song vụ: Các bên ký kết đều có quyền và nghĩa vụ, quyền của bên này là nghĩa vụ của bên kia và ngược lại. Người bảo hiểm phải đảm bảo cho các rủi ro còn người được bảo hiểm phải trả phí bảo hiểm. - Tính chất may rủi: Nếu không tồn tại rủi ro (sự kiện bảo hiểm) thì không có việc giao kết cũng như tồn tại hiệu lực của Hợp đồng bảo hiểm. - Tính chất tin tưỏng tuyệt đối: Mối quan hệ giữa bên mua bảo hiểm và người bảo hiểm được thiết lập trong tình trạng tạo ra rủi ro cho nhau. Do đó, để tồn tại và có thể thực hiện thì hai bên phải có sự tin tưởng lẫn nhau. Tính chất tin tưởng tuyệt đối và nguyên tắc trung thực tối đa chỉ là hai mặt của cùng một vấn đề. - Tính chất phải trả tiền: Mối quan hệ quyền và nghĩa vụ giữa hai bên thể hiện ở mối quan hệ tiền tệ. Bên mua bảo hiểm có nghĩa vụ trả tiền phí bảo hiểm, người bảo hiểm có nghĩa vụ trả tiền bảo hiểm/bồi thường khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra. - Tính chất gia nhập: Hợp đồng bảo hiểm là một hợp đồng theo mẫu. Quy tắc bảo hiểm (nội dung chính của Hợp đồng) do người bảo hiểm soạn thảo trước, bên mua bảo hiểm sau đọc thấy phù hợp với nhu cầu của mình thì gia nhập vào. - Tính dân sự - thương mại hỗn hợp: Bên mua bảo hiểm có thể là một thể nhân hoặc pháp nhân dân sự hay thương mại, người bảo hiểm cũng có thể là một pháp nhân dân sự (hội tương hỗ) hay thương mại (công ty bảo hiểm). Do đó, mối quan hệ giữa họ, cụ thể là hợp đồng bảo hiểm sẽ có thể có tính dân sự hay thương mại thuần túy hoặc dân sự - thương mại hỗn hợp.

Theo chúng tôi, các vấn đề trên là rất quan trọng để hoạt động kinh doanh bảo hiểm nhân thọ được ổn định và được bảo vệ trước các hành vi lừa dối và trục lợi bảo hiểm. Phần tiếp theo của bài viết sẽ phân tích một số hàm ý của hợp đồng điện tử liên quan đến các vấn đề trên và một số lưu ý cho doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ.

2. Cung cấp, xác minh thông tin tiền hợp đồng bằng phương tiện điện tử

Theo phương thức cung cấp thông tin truyền thống trong bảo hiểm nhân thọ, để làm căn cứ thẩm định, ký kết hợp đồng bảo hiểm, khách hàng sẽ trao đổi trực tiếp với đại lý bảo hiểm và cung cấp bản giấy hồ sơ nhân thân có chứng thực hoặc xác nhận của chính quyền địa phương, hồ sơ khám sức khỏe có xác nhận của cơ sở y tế do doanh nghiệp bảo hiểm chỉ định (thông thường đại lý bảo hiểm sẽ trực tiếp đi cùng để hỗ trợ khách hàng trong quá trình khám sức khỏe).

Chữ ký số Theo Nghị định 130, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử. Tài liệu, văn bản được ký bằng chữ ký điện tử không cần đóng dấu và có hiệu lực trước tòa án. Để đáp ứng kiểm tra nhận dạng và độ tin cậy, chữ ký số cần được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép Tại Việt Nam đã có 15 nhà cung cấp được cấp giấy phép chứng thực chữ ký số công cộng, và không có bên nào là cơ quan nước ngoài . Bởi vậy hiện tại, chữ ký số do các cung cấp dịch vụ nước ngoài vẫn chưa thể khẳng định độ chứng thực như bên DocuSign, Adobe Sign,... , mặc dù không có chính sách nào để từ chối dịch vụ của các nhà cung cấp này.

(1) Doanh nghiệp bảo hiểm có thể thực hiện nhận biết khách hàng (know-your-client – KYC) thông qua phương tiện điện tử bằng cách kết hợp các công cụ nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo, xác thực bằng OTP (mật khẩu dùng một lần) qua tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký của khách hàng, và có thể yêu cầu khách hàng sử dụng dịch vụ chữ ký số dùng một lần hoặc nhiều lần của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để xác nhận các thông tin được cung cấp. Thực tế, việc thực hiện KYC như vậy đã và đang được thực hiện tại Việt Nam trong lĩnh vực ngân hàng và được kỳ vọng là sẽ giúp các ngân hàng tiết kiệm chi phí, giảm sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và phát hiện giấy tờ giả mạo mà khó phát hiện được bằng mắt thường. Ngoài ra, trong chừng mực chuyển đổi số chưa được thực hiện trong lĩnh vực công chứng, chứng thực, doanh nghiệp bảo hiểm vẫn có thể yêu cầu khách hàng bổ sung các bản sao (bằng giấy) có chứng thực của các hồ sơ qua các dịch vụ giao nhận sử dụng công nghệ nếu cần thiết. 

(2) Doanh nghiệp bảo hiểm có thể liên kết với các cơ sở y tế để tổ chức việc khám sức khỏe cho khách hàng và chia sẻ, xác minh kết quả khám sức khỏe bằng phương tiện điện tử một cách tự động với cơ sở y tế, để giảm thiểu hồ sơ giấy và các công việc phát sinh. 

(3) Doanh nghiệp bảo hiểm cũng có thể hợp tác với các ngân hàng, các đơn vị trung gian thanh toán để tiếp cận chung tập khách hàng. Các khách hàng của các đơn vị trên đều đã được tiến hành KYC theo quy định tương ứng và trong nhiều trường hợp đã được thẩm định các thông tin về nhân thân với công nghệ trí tuệ nhân tạo, do đó, rủi ro về thông tin nhân thân khách hàng không chính xác sẽ được giảm thiểu. 

(4) Doanh nghiệp bảo hiểm có thể yêu cầu đại lý bảo hiểm làm việc với khách hàng bằng các cuộc gọi video và lưu trữ lại. Khách hàng có thể đánh dấu xác nhận và ký số vào từng nội dung chi tiết trên ứng dụng (app) bảo hiểm do doanh nghiệp xây dựng để đảm bảo mình đã được tư vấn đầy đủ và hiểu rõ về sản phẩm. Dữ liệu lưu trữ trên cũng sẽ là cơ sở đánh giá hoạt động của đại lý bảo hiểm và xác định trách nhiệm nếu có sai phạm.

3. Sử dụng chữ ký số để ký kết và thực hiện hợp đồng bảo hiểm nhân thọ

Tải trực tiếp bộ hợp đồng điện tử bằng cách nhập vào mã xác thực bao gồm số chứng nhận nhân thân và số hợp đồng. Quý khách có thể thực hiện Bước 1: Chọn “Kích hoạt ngay”. Bước 2: Nhập thông tin tài khoản nhận được qua SMS/Email đăng ký với Prudential khi mua hợp đồng. Bước 3: Lựa chọn hình thức nhận Mã xác thực (OTP). Bước 4: Nhập Mã xác thực và khởi tạo Mật khẩu. Sau khi đăng nhập vào ứng dụng, khách hàng chọn “Thông tin hợp đồng” và Chọn số hợp đồng cần xem và chọn “Bộ hợp đồng bảo hiểm” để xem bộ hợp đồng điện tử.

Tải trực tiếp bộ hợp đồng điện tử bằng cách nhập vào mã xác thực bao gồm số chứng nhận nhân thân và số hợp đồng. Quý khách có thể thực hiện Bước 1: Chọn “Kích hoạt ngay”. Bước 2: Nhập thông tin tài khoản nhận được qua SMS/Email đăng ký với Prudential khi mua hợp đồng. Bước 3: Lựa chọn hình thức nhận Mã xác thực (OTP). Bước 4: Nhập Mã xác thực và khởi tạo Mật khẩu. Sau khi đăng nhập vào ứng dụng, khách hàng chọn “Thông tin hợp đồng” và Chọn số hợp đồng cần xem và chọn “Bộ hợp đồng bảo hiểm” để xem bộ hợp đồng điện tử.

4. Một số vấn đề khác

Trước tiên, việc phương thức này không cần sử dụng đến giấy tờ đã giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về chi phí, thời gian cũng như nguồn lực từ khâu in ấn, vận chuyển, cho đến ký kết, lưu trữ và bảo quản hợp đồng. Thêm vào đó, mọi quy trình sẽ được thực hiện trên môi trường điện tử nên yếu tố bảo mật, an toàn sẽ được đảm bảo tối đa. Một ưu điểm tiếp theo khi chuyển đổi sang hợp đồng điện tử, đó là khách hàng có thể thực hiện ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị mà không cần gặp mặt, tiếp xúc trực tiếp. Chưa kể đến lợi ích tinh giản các thủ tục, phương thức này còn đặc biệt phù hợp và hiệu quả trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, đảm bảo cho việc ký kết có thể diễn ra thuận lợi, không lo gián đoạn, trục trặc. Trong các giao dịch điện tử, bảo mật an toàn thông tin luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp vô cùng quan tâm. Với việc vận hành theo tiêu chuẩn, mọi dữ liệu về doanh nghiệp cũng như quá trình giao dịch đều được cam kết đảm bảo an toàn một cách tối đa. Mặt khác, hình thức này cũng giúp hạn chế được tình trạng mạo danh, lừa đảo gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Tựu trung lại, khi thực hiện ký hợp đồng thông qua phương thức điện tử, doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích thiết thực như sau: Ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi Bảo mật tối đa dữ liệu, an toàn thông tin Quy trình không chạm, không tiếp xúc Quản lý dễ dàng - an toàn lưu trữ Rút ngắn thời gian - giảm thiểu chi phí

Liên hệ: 19006625

Email: Hotroca@fpt.com.vn