Ký kết điện tử

Những gì cần biết về ưu điểm và nhược điểm của hợp đồng điện tử

June 23rd, 2022
192

Hợp đồng Điện tử là gì?

Có phải là một dạng thỏa thuận được tạo và ‘ký kết’ dưới dạng điện tử hay không? Hợp đồng Điện tử không cần sử dụng tới giấy tờ. Một ví dụ cụ thể là bản hợp đồng bạn soạn trên máy tính để gửi tới đối tác kinh doanh, đối tác sau đó sẽ email lại kèm với chữ ký điện tử thể hiện chấp nhận thỏa thuận.

Biểu lộ bằng thông điệp dữ liệu điện tử

Cách thức thể hiện chính là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử. Trừ trường hợp các bên có trao đổi khác, thì đề nghị giao kết hợp đồng và chấp thuận ký kết hợp đồng được biểu lộ qua thông điệp dữ liệu điện tử.

Trong ký kết hợp đồng, có sự tham gia của ít nhất 3 bên. Bên cạnh 2 bên giao kết thông thường như hợp đồng giấy là người bán và người mua, thì trong hợp đồng điện tử còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên kết chặt chẽ đến hợp đồng điện tử - đó là các bên cung ứng dịch vụ mạng, và cơ quan tổ chức chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba không tham gia quá trình giao kết, mà chỉ tham gia với tư cách tổ chức hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả, và tính pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử. Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định, các giao dịch điện tử chỉ được áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể: các hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định mà không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

Tính phi biên giới: Hai bên giao kết trong hợp đồng không cần phải tiếp xúc trực tiếp do hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tức là dù ở bất kỳ thời gian và địa điểm nào, hai bên cũng có thể chủ động giao kết hợp đồng.

Tính vô hình, phi vật chất: Các hợp đồng điện tử mang tính vô hình, phi vật chất, tức được tồn tại, được chứng minh và lưu trữ bởi các dữ liệu điện tử không thể cảm nhận bằng xúc giác, do môi trường điện tử là môi trường số hóa.

Tính hiện đại, chính xác: Hợp đồng điện tử được ký kết sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, đây là tính hiện đại của hợp đồng, và là kết quả của sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ trong thời buổi này. Từ đó, còn đem lại tính chính xác cho giao dịch. Thời đại 4.0, trong tương lai hợp đồng điện tử sẽ là xu hướng mới dần thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống.

Lợi ích của hợp đồng điện tử

Tính thuận tiện, nhanh chóng, minh bạch. Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kì địa điểm và thời điểm nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Không vướng mắc bởi giám đốc, quản lý vắng mặt làm gián đoạn giao dịch của doanh nghiệp.

Hợp đồng điện tử có quy trình, thủ tục thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và minh bạch chỉ trong vài phút với các luồng ký tự động, có thể ký theo lô đảm bảo yêu cầu pháp lý và tính bảo mật, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và góp phần bảo vệ môi trường Thuận tiện trong quản lý, lưu trữ, tra cứu, báo cáo.

Hợp đồng giấy có thể gây tốn kém chi phí bởi việc quản lý, lưu trữ, gây mất thời gian với việc tra cứu, báo cáo, thì hợp đồng điện tử đã giải quyết được hầu hết toàn bộ các vấn đề trên. Với những tính năng hiện đại, hợp đồng có thể dễ dàng truy cập, theo dõi, tra cứu các hợp đồng đã ký, hợp đồng đang chờ hay hợp đồng trả lại nhờ vào chức năng lọc của hệ thống.

Tiết kiệm thời gian, chi phí. Tất cả những ưu điểm trên đều dựa trên một mục đích cao nhất, đó là giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, kiểm duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng được xác thực qua internet một cách nhanh chóng, không cần phải tốn kém chi phí thời gian cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.

Những nhược điểm của hợp đồng điện tử

1. Phụ thuộc vào web - Vấn đề cốt yếu của hợp đồng điện tử là bạn cần có hệ thống máy tính và kết nối mạng để truy cập hợp đồng điện tử. Đồng nghĩa bạn không thể truy cập hợp đồng tại thời điểm không thể sử dụng máy tính hay thiết bị điện tử.

2. Không đủ dung lượng lưu trữ - Một số công ty đã giới hạn dung lượng lưu trữ trên máy chủ của họ khiến việc lưu tất cả tài liệu là không thể. Có thể lưu vào bộ nhớ của bên thứ ba, nhưng có thể liên quan tới quyền riêng tư trong một vài trường hợp. Nếu công ty sử dụng máy chủ không được bảo vệ chặt, sẽ dẫn đến vấn đề bảo mật.

3. Rủi ro về sự cố hệ thống - Vì một lý do nào đó mà hệ thống máy tính hoặc máy chủ web bị treo có thể dẫn đến việc xóa toàn bộ dữ liệu khỏi hệ thống đó, đồng nghĩa với việc mất tất cả các tài liệu liên quan đến hợp đồng và thậm chí cả hợp đồng đã được in.

4. Ít bảo mật hơn - Chữ ký điện tử có bảo mật yếu hoặc không có bảo mật, hoặc còn có khả năng cung cấp bảo vệ giả mạo. Vì vậy, hợp đồng điện tử thậm chí dễ bị tổn thương và không an toàn.

5. Phụ thuộc vào phần mềm độc quyền của bên thứ ba - Chữ ký điện tử được sử dụng trong hợp đồng điện tử dựa trên phần mềm độc quyền, có thể là mối lo ngại đối với các doanh nghiệp không muốn phụ thuộc vào các nhà cung cấp khác trong việc ký hợp đồng vì có thể dẫn đến các vấn đề về bảo mật hay bí mật.

6. Miễn cưỡng sử dụng hợp đồng điện tử - Một số người vẫn thích hợp đồng giấy hơn. Họ có thể không sẵn sàng chấp nhận ý tưởng về một hợp đồng điện tử. Có thể là không có phần mềm thích hợp trên hệ thống, hay chỉ đơn giản là không biết cách sử dụng chúng.

Liên hệ: 19006625

Email: Hotroca@fpt.com.vn